新幹線予約をネットで行ったときの領収書の発行方法

新幹線をネットで予約したとき、領収書ってどうやってもらえばいいのか、意外と迷いますよね。

出張や就活で新幹線を使ったあと、経費精算のために領収書が必要になるケースは多いと思います。

えきねっとやスマートEX、エクスプレス予約といったネット予約サービスを使うと、チケットレスで乗車できてとても便利なのですが、そのぶん紙の領収書が手元に残らないので、もらい忘れたときの対処法や、PDFでのダウンロード方法がわからないという声をよく目にします。

また、領収書の乗車日がバレるのか気になったり、乗車前に領収書を発行できるのか疑問に思ったりする方もいるかもしれません。

この記事では、新幹線のネット予約で領収書を取得するための手順をサービスごとに整理して、よくあるトラブルや疑問への対処法もまとめました。

私自身も出張のたびに領収書の扱いで困った経験があるので、そのときに調べた内容を踏まえて、なるべくわかりやすくお伝えできればと思います。

ここでは、主要なネット予約サービスごとに、領収書を発行する具体的な手順を解説していきます。えきねっと、新幹線eチケット、EX予約（エクスプレス予約）、スマートEXの4つを取り上げますので、ご自身が利用しているサービスに合わせて確認してみてください。

えきねっとで新幹線の領収書を発行する手順

JR東日本のネット予約サービスであるえきねっとでは、購入したきっぷの領収書をWebサイトやアプリからPDFファイルで発行できます。窓口に行く必要がなく、自宅や職場のパソコンからでも手続きできるのがありがたいですね。

PCからの発行手順

まず、えきねっとの公式サイトにログインし、マイページを開きます。次に「JRきっぷの申込履歴」から対象の予約を選択し、「ご利用票兼領収書を発行する」ボタンをクリックしてください。すると、PDFファイルが端末のダウンロードフォルダに保存されます。ファイル名の末尾に「ryoshu」と付いているのが目印です。

アプリからの発行手順

えきねっとチケットレスアプリを使っている場合は、アプリ内の「申込一覧」から対象の予約を選び、「ご利用票兼領収書を発行する」をタップするだけです。iPhoneなら「ファイル」や「ブック」アプリ、Androidなら「ダウンロード」フォルダにPDFが保存されます。

新幹線eチケットの領収書をスマホで取得する方法

新幹線eチケットサービスは、えきねっとで予約した新幹線にSuicaなどの交通系ICカードでそのまま乗車できる仕組みです。紙のきっぷを発券しないため、領収書も基本的にはオンラインで取得することになります。

スマホで領収書を取得するには、えきねっとチケットレスアプリを利用する方法が手軽です。アプリの「申込一覧」から該当する新幹線eチケットの予約を選び、「ご利用票兼領収書を発行する」をタップするとPDFがダウンロードされます。ブラウザからえきねっとのWebサイトにアクセスして同じ操作をすることもできます。

チケットレス乗車の場合は物理的なきっぷが存在しないので、駅の窓口で領収書を発行してもらうことが難しいケースもあります。新幹線eチケットで乗車する場合は、乗車後すぐにスマホから領収書をダウンロードしておく習慣をつけておくと安心です。

新幹線の領収書をPDFで保存する手順と注意点

経費精算の提出書類として、領収書をPDFファイルで保存しておきたい場面は多いですよね。えきねっとの場合は前述のとおり、マイページやアプリから直接PDFをダウンロードできます。

一方、スマートEXやエクスプレス予約（EX予約）の場合は、画面上に領収書が表示される仕組みになっていて、直接PDFファイルとしてダウンロードするボタンは用意されていません。ただし、ブラウザの印刷機能を使って「PDFとして保存」を選べば、実質的にPDF保存が可能です。パソコンのChromeであれば、印刷画面で「送信先」を「PDFに保存」に変更するだけなので、それほど手間はかかりません。

EX予約で領収書をPDFダウンロードする方法

エクスプレス予約（EX予約）は、JR東海・JR西日本・JR九州が提供する有料会員制のネット予約サービスです。領収書を確認するには、「領収書表示サービス」を利用します。

手順としては、まずエクスプレス予約のサイトまたはEXアプリにログインし、メインメニューから「ご利用履歴・領収書の発行」を選択します。照会期間を指定して、該当する購入分の「領収書表示」ボタンを押すと、宛名を入力できる領収書画面が表示されます。宛名を入力したら「印刷」ボタンを押してください。

前述のとおり、EX予約には直接PDFをダウンロードするボタンがありません。そのため、PDFとして保存したい場合はブラウザの印刷機能で「PDFに保存」を選ぶ方法が一般的です。表示期間は予約完了日の翌日から最大15か月後までで、回数制限はありませんので、何度でも表示・印刷が可能です。

なお、きっぷを券売機で発券した場合は、「EXご利用票兼領収書」がきっぷと一緒に発行されます。紙の領収書が必要な方は発券時に受け取っておくとよいですね。正確な手順や最新の仕様については、エクスプレス予約公式サイトの「領収書表示サービス」ページで確認できます。

スマートEXで領収書表示がされないときの対処法

スマートEXで領収書を表示しようとしたのに画面に何も出てこない、という経験はありませんか。私も一度このトラブルに遭遇して焦ったことがあるのですが、原因はいくつかのパターンに絞られます。

表示期間の設定を確認する

まず最も多いのが、照会期間の設定ミスです。「ご利用履歴・領収書の発行」画面で、表示期間の開始日を領収書を表示したい予約の購入日以前に設定していないと、対象の領収書が一覧に出てきません。もう一度、開始日と終了日が正しいか確認してみてください。

予約完了日の当日は表示できない

意外と見落としがちなのが、予約完了日の当日は領収書が表示されないという仕様です。スマートEXでは、予約完了日の翌日から領収書を確認できる仕組みになっています。予約したその日に領収書を取得したい場合は、翌日まで待つ必要があります。

ブラウザのポップアップブロックを解除する

「領収書表示」ボタンを押しても画面が開かないときは、ブラウザのポップアップブロック機能が原因の可能性があります。ブラウザの設定からスマートEXのサイトに対するポップアップを許可してから、再度試してみてください。

新幹線の領収書は乗車前でも発行できるのか

出張前に経費申請を済ませたい、あるいは事前に領収書を準備しておきたい、という場面もあるかと思います。結論から言うと、ネット予約サービスによって乗車前に領収書を取得できるかどうかは異なります。

えきねっとの場合は、お支払い完了日の時点で領収書の発行が可能です。乗車前であっても、マイページから「ご利用票兼領収書を発行する」ボタンを押せばPDFをダウンロードできます。経費精算を先に済ませたい方にはうれしい仕様ですね。

一方、EX予約やスマートEXの領収書表示サービスは、予約完了日の翌日から利用可能です。つまり、予約した翌日以降であれば乗車前でも領収書を画面に表示させることは可能です。ただし、乗車前に領収書を発行した後に予約を変更・払い戻しする可能性がある場合は注意が必要です。払い戻しが発生すると、当初の領収書とは別に払戻明細も表示されるため、経費精算の書類が複雑になることがあります。

また、駅の窓口できっぷを発券して紙の領収書を受け取る場合は、発券時点で「EXご利用票兼領収書」が発行されるので、乗車前に紙の領収書を手にすることも可能です。

新幹線のネット予約で領収書に関するトラブル対策

領収書の発行方法がわかっていても、実際に困るのは「もらい忘れた」「日付がおかしい」といったイレギュラーなケースではないでしょうか。ここからは、新幹線の領収書にまつわるよくあるトラブルとその対策について、具体的に紹介していきます。

新幹線の領収書をもらい忘れたときの再発行手順

領収書をもらい忘れたことに気づいたタイミングによって、対処法が変わります。

ネット予約の場合

えきねっとやEX予約、スマートEXなどのネット予約サービスを利用した場合は、そもそもオンラインで領収書を発行できるため、もらい忘れの心配はほとんどありません。前のセクションで紹介した手順で、あとから落ち着いてダウンロードや画面表示をすれば大丈夫です。えきねっとなら乗車日から6か月後まで、EX予約やスマートEXなら予約完了日の翌日から最大15か月後まで対応しています。

窓口・券売機で購入した場合

駅のみどりの窓口や券売機できっぷを購入し、そのときに領収書をもらい忘れた場合は、手元にきっぷやクレジットカードの利用票が残っていれば、後日でも駅の窓口で領収書を発行してもらえる可能性があります。JR東海の公式FAQによると、購入したきっぷを持参すれば他の駅でも対応してもらえるとのことです。

新幹線の領収書で乗車日がバレるケースとは

経費精算の際に、「領収書の日付と実際の出張日がずれていたら問題になるのでは？」と気になる方もいるかもしれません。新幹線の領収書に記載される日付は、基本的にきっぷを購入した日（決済日）であり、乗車日そのものが印字されるわけではありません。

そのため、早めにきっぷを買っておけば、購入日と乗車日にずれが出るのはごく自然なことです。これ自体は問題ではなく、経理担当者もそのことは理解しているケースがほとんどです。

ただし、ネット予約サービスの領収書には利用区間や予約内容が含まれている場合があるため、出張の行程と領収書の内容が一致しているかどうかは確認されることがあります。また、EX予約やスマートEXの「ご利用履歴」には利用日時が記録されているため、会社から詳細な証憑を求められた場合には乗車日が特定される可能性はあります。

領収書の宛名や金額を間違えたときの修正方法

ネット予約サービスの領収書表示画面では、自分で宛名を入力できることがほとんどです。もし宛名を間違えて入力してしまった場合、えきねっとでは再度ダウンロードし直すことで対応できます。ただし、ダウンロード回数に上限が設定されている場合もあるため、入力時はしっかり確認してから発行するのがベストです。

EX予約やスマートEXの領収書表示サービスでは、表示期間内であれば何度でも表示し直すことが可能です。宛名の入力をやり直して改めて印刷すれば問題ありません。

金額については、領収書に表示される金額はシステムが自動的に算出したものなので、ユーザー側で修正することはできません。もし予約の変更や払い戻しによって金額が変動した場合は、当初購入分の領収書と払戻明細をあわせて提出し、差額がわかるようにするのが一般的な対応です。

なお、経費精算で領収書の取り扱いに迷った場合は、会社の経理担当者に事前に相談しておくのが確実です。会社ごとにルールが異なるため、自己判断で処理するよりも安心できます。

領収書の有効期限と保管時の注意ポイント

ネット予約サービスで領収書を発行できる期間には限りがあります。各サービスの目安は以下のとおりです。

上記はあくまで一般的な目安であり、サービスの仕様変更によって期間が変わる可能性もあります。正確な情報は各サービスの公式サイトをご確認ください。

また、税法上、領収書などの証憑書類には保管義務があります。法人の場合は原則として7年間の保存が求められるため、PDFでダウンロードした領収書はクラウドストレージやバックアップ用のフォルダに整理して保管しておくのがおすすめです。紙で印刷した領収書を提出した場合でも、念のためPDFデータを控えとして保存しておくと、万が一紛失したときに慌てずに済みます。

新幹線をよく利用する方は、新幹線予約はネットと学割どっちがお得？賢い買い方を解説の記事も参考にしてみてください。ネット予約の割引を活用しつつ、領収書もスムーズに取得する方法が見つかるかもしれません。

新幹線予約はネットで領収書まで完結させよう

ここまで、新幹線のネット予約における領収書の発行方法から、各種トラブルへの対処法までを一通りまとめてきました。

改めてポイントを整理すると、えきねっとではマイページやアプリからPDFで直接ダウンロードが可能、EX予約やスマートEXでは「ご利用履歴・領収書の発行」メニューから画面表示して印刷やPDF保存ができます。いずれのサービスでも、わざわざ駅の窓口に行かなくてもスマホやパソコンで領収書が取得できるので、忙しいビジネスパーソンにとっては大きなメリットですね。

もらい忘れの心配が少ないこと、いつでも再表示できること、そしてデータとして保管しやすいことがネット予約の強みです。経費精算をスムーズに進めるためにも、領収書の発行期限には注意しつつ、早めにダウンロードしておく習慣をつけることをおすすめします。

なお、この記事でご紹介した情報は執筆時点のものであり、各サービスの仕様は変更される場合があります。最新の詳細や正確な手順については、必ず各サービスの公式サイトでご確認ください。経費精算の取り扱いについて判断に迷う場合は、会社の経理担当者や税理士などの専門家にご相談されることをおすすめします。